Coffre fort numérique

La transmission des bulletins

L’employeur doit remettre une fiche de paie au salarié mensuellement et à la même périodicité, par tous les moyens : en main propre, par voie postale ou électronique . Dans le cas contraire, il s’expose à une amende pour contravention de 3ème classe de 450 € par manquement et au versement de dommages-intérêts au salarié.

De plus, un double du bulletin de paie des salariés doit être conservé pendant 5 ans.

Se rajoutant à tout cela, la transmission des bulletins par mail est interdite et vous devez garantir la protection des données. Dans ces conditions, comment garantir le respect des obligations en la matière?

Optez pour le coffre fort numérique. Chez SOLUPAIE PRO, nous vous proposons ce service complémentaire qui est la meilleure solution pour communiquer les bulletins à l'ensemble de votre personnel.

L'avantage en plus: le dépôt du bulletin de paie dans un coffre-fort numérique diminue considérablement le nombre d’impressions et l’utilisation de consommables (encre, imprimantes, feuilles, enveloppes, etc.).

Comment le mettre en place?

Etape 1

Information du salarié

Vous n’avez pas à demander l’accord du salarié pour procéder à la remise du bulletin de paie sous la forme électronique.

Attention: vous devez l'informer un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie électronique.

Points de vigilance

Le RGPD impose des règles strictes en matière de conservation des données à caractère personnel. Pour les candidats et les collaborateurs de votre entreprise : vous devez assurer la protection et la confidentialité de leurs données personnelles. Il existe des limites au delà desquelles l'entreprise doit supprimer les données:

2 ans : Les informations sur les candidats non retenus à l'embauche et leur CV doivent être supprimés 2 ans après le dernier contact.
5 ans : La conservation des données personnelles des salariés de l'entreprise est limitée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle (bulletins de paie, documents relatifs au contrôle des horaires...).