L'externalisation consiste à confier des activités à un prestataire extérieur. Que ce soit pour les entreprises ou les experts comptables, quelles sont les motivations de sa mise en place concernant la paie?
La remise d'un bulletin au salarié est une obligation légale. Au delà d'un papier, la paie doit refléter le contrat de travail signé avec le salarié et être conforme vis-à-vis des législations sociales en vigueur. Sa mauvaise gestion peut donc être source de dégradation du climat social, de contentieux avec les salariés ou d'un redressement URSSAF lors d'un contrôle. Plus qu'un simple document, la paie demande des compétences techniques et représente des enjeux importants pour toutes les entreprises. Il est donc nécessaire de veiller à son bon déroulement.
Loin d'être réservée uniquement aux grandes structures, l'externalisation peut bénéficier aux PME, TPE et experts-comptables. Ce service est disponible de façon totale ou partielle en fonction des besoins et de votre situation. Vous pouvez ainsi confier l'ensemble du cycle de paie ou choisir d'en traiter une partie interne et de ne déléguer que certaines tâches.
Vous devez prendre le temps de faire le point avec votre prestataire pour bien délimiter vos besoins.
La taille de votre structure
Il est évident que toutes les entreprises ne sont pas d'une taille nécessitant la tenue interne d'un service en ressources humaines. Il en va de même pour les cabinets qui n'ont parfois pas assez de paies à traiter pour justifier de l'embauche d'un gestionnaire. Dans ce cas, la solution qui s'offre à vous est de confier votre paie à un prestataire spécialisé.
Le coût de fonctionnement
- le logiciel: la location en interne d'un logiciel peut vite devenir une charge élevée;
- la masse salariale: la gestion interne nécessite l'embauche d'un gestionnaire de paie. En plus du salaire et des cotisations, il faut également prendre en compte le coût de la formation qui doit être régulière sur un tel poste;
- le recrutement: il est à présent souvent complexe de recruter et fidéliser un gestionnaire de paie. En plus de l'énergie nécessaire à ce processus, les difficultés à embaucher peuvent contraindre à faire appel à un professionnel du recrutement ce qui peut représenter un coût élevé.
Le temps
La gestion de la paie est complexe et peut par conséquent prendre du temps. En confiant cette activité à un prestataire, vous pouvez dégager du temps pour vos équipes RH qui se concentreront sur d'autres activités. C'est également l'occasion pour les cabinets de se focaliser sur d'autres missions à valeur ajoutée.
La flexibilité
Les services sont personnalisés en fonction de vos besoins et de l’évolution de votre structure. Si votre entreprise évolue, vous pouvez également faire évoluer les prestations en conséquence. Pour un cabinet, c'est l'opportunité d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'un collaborateur ou de faire face à une augmentation des dossiers qui n'est pas assez importante pour justifier d'une embauche.
Le conseil
La législation, en plus de sa complexité, est en évolution constante. Il est donc nécessaire de tenir une veille assidue pour rester à jour des obligations et établir des paies conformes. Vous serez également amené à faire face à des situations multiples face auxquelles les réponses ne sont pas toujours simples. Au delà d'un bulletin, l'expert en charge de votre paie vous apportera le conseil en droit social nécessaire pour accompagner votre entreprise au quotidien et limiter les risques de contentieux. Pour un cabinet, c'est la certitude de pouvoir apporter une expertise à ses clients.
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⇉ Au-delà de la paie: vous pouvez externaliser d'autres missions en gestion administrative du personnel pour plus de confort.
La rédaction des contrats de travail et avenants
Les ruptures conventionnelles
Les procédures disciplinaires
L'affichage obligatoire et autres documents (DUERP, registre du personnel..)
La gestion de la médecine du travail
Autres missions RH selon vos besoins
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